Het Facilitaire Bureau van de gemeente Amsterdam werkt met SimplyMile aan de verduurzaming van de eigen bevoorrading. De facilitaire goederen, zoals kantoor- en schoonmaakartikelen, van de gemeente Amsterdam worden met elektrisch vervoer geleverd via een hub aan de rand van de stad. Door de gebundelde levering neemt het volume dat per keer opgeslagen moet worden toe. Dit leidt tot een nieuwe vraag: wat is de optimale leverfrequentie gegeven de opslagcapaciteit per pand?

 

HvA studenten doen onderzoek

Studenten van de Hogeschool van Amsterdam hebben voor dit vraagstuk allereerst de toepasbaarheid van EOQ-formule onderzocht. Deze formule berekent de optimale bestelhoeveelheid (Economic Order Quantity) op basis van bestel- en voorraadkosten. Deze formule houdt echter geen rekening met de beschikbare opslagcapaciteit, die per pand erg verschillend is. Daarom heeft de gemeente Amsterdam HvA studenten een vervolgopdracht gegeven om dit nader te onderzoeken. Er is hierbij gebruik gemaakt van de bestelgeschiedenis van de facilitaire goederen en er zijn zes panden bezocht.

 

Huidige leverfrequentie te hoog

Volgens de EOQ-formule is er een groot verschil tussen de optimale bestelhoeveelheid en de huidige situatie. Ook in de praktijk constateren de studenten dat de leverfrequentie omlaag kan. Zo was er op Anton de Komplein 150 te zien dat er elke week een pallet printpapier geleverd wordt, terwijl er voldoende opslagruimte is voor meer pallets. De optimale leverfrequentie hangt af van de opslagcapaciteit per pand. Immers, hoe lager de leverfrequentie, hoe groter het volume (de bestelhoeveelheid) dat per keer opgeslagen moet worden. 

​

Gebrek aan bestelstructuur leidt tot onnodige kosten
Een reden voor de momenteel hoge leverfrequentie is het ontbreken van een gestructureerde richtlijn wat betreft bestellen, leveren en opslaan van de producten binnen de gemeentelijke locaties. Er wordt namelijk door verschillende medewerkers besteld. Dit brengt als gevolg met zich mee dat de opslagcapaciteit niet voldoende wordt benut, waardoor de bestel- en leverkosten onnodig hoog zijn. Er kan geconcludeerd worden dat er veel vaker besteld en geleverd wordt dan wenselijk is. Voor de oplossing zal naar de leverfrequentie gekeken moeten worden.
 
Met vaste levermomenten kosten besparen
Het reduceren van de leverfrequentie kan gerealiseerd worden door vaste bestel- en aflevermomenten te hanteren. Om het aantal vaste aflevermomenten per week te bepalen is er gekeken naar de huidige leverfrequentie per pand en de grootte van de opslag. Aan de hand van deze criteria wordt deze oplossing toepasbaar op de verscheidenheid aan panden. De grens voor het indelen naar grote en kleine opslagcapaciteit is gesteld op 0,08 m2 per medewerker. Voor de classificatie van de leverfrequentie is gekeken naar het aantal leveringen per jaar. Zie tabel 1.

​

Door het hanteren van vaste levermomenten zal er een besparing gerealiseerd worden in het aantal levermomenten per jaar. Zie tabel 2. Deze methode zorgt voor structuur en creëert richtlijnen voor medewerkers van het Facilitaire Bureau. Hierdoor kan de opslagcapaciteit beter benut worden en zullen de bestel- en transportkosten verminderen. Geadviseerd wordt om met een pilot te starten met vaste levermomenten om zo te kijken of de kosten en vervoersstromen worden gereduceerd.

 

Stakeholders profiteren
Niet alleen de Gemeente Amsterdam zal hier een voordeel aan hebben, ook een aantal andere stakeholders kunnen hiervan profiteren. In het bijzonder SimplyMile en de stad Amsterdam. SimplyMile kan een hogere beladingsgraad behalen, omdat zij dezelfde hoeveelheden kunnen leveren met minder vervoersbewegingen. Daarnaast kan SimplyMile de leveringen eenvoudiger plannen wanneer zij niet meer continu losse bestellingen hoeven te leveren. Hierdoor kunnen zij hun voertuigen efficiënter inzetten. 

 

De reductie van verkeersstromen zal ook invloed hebben op de verkeersintensiteit van de stad Amsterdam. Wanneer er minder ritten worden gemaakt is dit gunstig voor de verkeersveiligheid en de leefbaarheid van de stad. Hiermee draagt de Gemeente Amsterdam bij aan het slimmer en schoner organiseren van stadsdistributie.